データをグラフィックに……BIツールによるレポート作成とは?

BIツール

データを集計し分析することは、担当者にとって頭を悩ますと同時に腕の見せ所でもあります。そのレポート作成にビジネスインテリジェンス(BI)ツールを利用すると、表やグラフなどグラフィックを活用したビジュアル的にも優れたものができあがります。また、指定した期日にレポートを送付したり、閲覧者によるカスタマイズができるようになったり、とメリットが多くあるのも特徴です。

レポートを作成するユーザーと活用するユーザー

レポート作成において、ビッグデータを分析し、わかりやすい形で提供するのは、レポートを作成する側のユーザーです。対して、ビッグデータを活用しそこからビジネスにつながるアイディアを出すのが、レポートを活用するユーザーです。その双方にとってメリットのあるレポートの作成には、これまでのようにエクセルの表計算やグラフ、マクロ機能を使用して組み立てていくのではなくBIツールを活用することが一般的になっています。

だからといってエクセルに問題があるというわけではありません。むしろ、エクセルは多くの分析機能を持つ優れたソフトです。ですがレポート作成・分析を目的としたツールではないので、レポートを作成するユーザーと活用するユーザーの両方の希望を満たすためには、「レポートを加工する」という工程が必要でした。

この作業を行うには、エクセルでは多くの工数がかかってしまいます。そこで活用されているのが、よりレポート作成に特化したBIツールというわけです。

BIツールによるレポート作成のメリットその1

例えば、会社の売上状況を社員全員で共有するレポートを定期的に作成しているとしましょう。そのなかで意外に多いのが、部署によって全く違うフォーマットを使用しているために、その統一を図るだけで莫大な時間がかかってしまうことです。さらにデータの抽出方法にも違いがあったとしたら、さらなる工数が必要となります。そして、ようやく集めたデータを表やグラフに加工するとなるとレポート作成の担当者の仕事は煩雑になるばかりです。

このような時に、BIツールのレポーティング機能を利用すると、社内のさまざまな部署で蓄積しているデータの自動集計を行えるだけでなく、表やグラフをきれいに仕上げることができるため、レポートを作成する側はもちろん、閲覧する側のメリットも大きくなります。しかも、レポートが元データと連携しているため、毎日集計される最新のデータがリアルタイムで反映される点も大きな魅力となります。

BIツールにはさまざまな機能があるので、その会社のサービスや分析に必要な機能を活用し、多種多彩なビジュアル表現でレポートを作成することが可能です。なお、最近のBIツールでは、データ加工やレポート作成処理も非常に簡単に出来るため、従来のように作成担当者に頼らず利用者自身がレポート作成を行い、よりスピーディなレポート入手が実現されています。

BIツールによるレポート作成のメリットその2

大きく見た場合は前項のようなメリットがあるBIツールを活用したレポート作成ですが、細かい部分ではどうでしょうか。例えば、あらかじめ用意されたテンプレートに物足りなさを感じたり、「これ以上きれいにできないのか」という周囲からの要求にこたえる必要があったり、という場面もあるでしょう。そのため、このようなソフトには非定形・カスタマイズしやすいレポート作成機能や、ほかの形式のファイルに変換・出力できる機能も求められるようになりました。

最近では、レポートをエクセル・ワード・pdfといったほかの形式に変換できるソフトも多くなっています。特に、エクセルに変換することでより深い分析が行なえるのでレポート自体の活用方法の幅も広がります。つまり、レポートを作成する側のユーザーにとってはデータ加工の手間が省け、レポートを活用する側のユーザーにとっては自分のやりたいように分析されたデータを活用できるようになるというわけです。

BIツールを活用して業務を効率化

このように、社内でバラバラになっているデータを統合することで有用なレポート作成につなげられるのが、BIツールを活用するメリットです。レポート作成の効率化にもつながるので、BIツールを活用したレポート作成を導入することで、さらなるビジネスの発展が期待できるようになることでしょう。

 

参考:

BIのレポート作成機能で仕事を効率化|ITmediaエンタープライズ

BIツールの最近のキーワード「セルフサービスBI」って何?|JTP