エクセルが使えればデータがわかる、そしてその発展系「CSV」とは?

データ分析

ビジネスパーソンで、エクセルを知らない人はいないでしょう。基本は、縦横計算の使われ方が多い表計算ソフトです。並び替えやデータ抽出関数を使うことで、データベースソフトにもなります。図形や画像も挿入できるので、業務のフローチャート図をエクセルで描くような使い方までする人がいます。豊富な関数を駆使すれば専門ソフトにも劣らない統計分析もできるので、パソコンの初心者から数値を扱う専門職の人にまで役立つ優れたソフトウェアです。そのエクセルのビジネスでの役割と、より拡張性を活かした使い方についてみてみましょう。

エクセルの機能のこれまでと今後

お馴染みのエクセルですが、どこまでの機能があるのかを簡単にまとめてみました。

集計のみならずレポート文書まで作成

一般的な使われ方は、数値の縦並びや横並びの小計や合計を計算し、その構成比や前年比を計算することでしょう。計算機能としては多くの人はここまでで、数字の大きい順に並べたり、フィルター機能で特定のセルだけ引き出したり、表の数値をクロス集計するピボットテーブル機能を使うのは、エクセルに慣れた人かもしれません。

エクセルの優れたところは計算機能に加え、罫線を引いたり文字種を変えたり、数値をグラフ化してコメントをテキストボックスでつけたりできる機能です。ワープロ的にオフィス文書を作成できるところも、万人に使われる理由ではないでしょうか。売上高を集計した結果にこれらの機能を使ってきれいなレポートに仕上げれば、そのまま上司や顧客に提出できます。

ほかのソフトとの連係

さらに同じマイクロソフトのワードと連係すれば、文字主体の長文の文章の中にエクセルで作った表やグラフを挿入できます。プレゼン用のパワーポイントへのデータの貼りつけでも同様な利便性を提供しています。そしてマイクロソフト以外でも、多くのソフトウェアがエクセルの表やグラフを読み込める仕様になっています。ビジネス文書作成ツールの定番と言えるのではないでしょうか。

使いやすさの追求、分析系機能の強化

最近のバージョンは、「分析ツール」として関数を自分で組まなくても相関分析や回帰分析などが行いやすくなってきました。そして、簡易プログラム機能のマクロを使えば、一定の計算や保存などの手順を自動処理にすることもできます。さらに、市販品やフリーソフトでエクセルに拡張機能をもたせるもアドインソフトも見逃せません。「あったら助かる」という機能を、あとからエクセルに加えられるパワーアップツールも充実しています。

エクセルの限界に挑むと

エクセルが、素晴らしい機能を持つソフトウェアであるのは間違いありません。その気になれば、中小企業の基幹業務ぐらいはこなせてしまいます。しかし、そこまで使っているケースはむしろ少なく、多くは「会計」「統計」などの専門ソフトが使われています。それはなぜでしょう?

統計分析ソフトにもデータベースソフトにもなるが……

エクセルの分析ツールやフォーキャスト関数を使えば、売上予測も理論上の計算をしてくれます。ほかにも統計関数は豊富にあり、それらを組み合わせればとコンサルティング会社並みの分析も不可能ではありません。データベース関数を使えば、小さな会社の顧客管理ぐらいならできてしまいます。しかし、そこまでできるようになるには統計やデータベースの知識とともに、エクセルでの関数の使い方に熟達していなければなりません。そこが大きな問題ということです。

ビジネス利用では稼働の保障とメンテナンスができることが条件

仮に高度な関数が組み立てられたとしても、そのロジックに間違いがないこと、誤動作などがないことが100%約束されなければビジネスで使うことは難しいでしょう。簡易プログラムのマクロでも同じことがいえます。また、これらの課題がクリアできたとしても、今度はメンテナンスに問題が残ります。作成した人が不在の時や退職後などのトラブルで誰も対処できないようだと業務が停止してしまうことになるからです。これらの点で、エクセルで内製化されたシステムの導入は慎重にならざるを得ません。

もちろん、専門の会社や社内のITシステム担当がチームで対応しているのなら話は別です。しかしそれでもメーカーの保障があるわけではないので、原因が解明できない不都合が発生すれば、解決までに時間を要してしまうこともあります。その点、会計やデータベース、統計分析などのソフトは、誰でも安定的に使えるように専門化されたソフトウェアになっているわけです。

ほかのシステムとの連係に最適なエクセル

では、エクセルの限界は社内レポートや企画提案書の表作成に利用するところまでなのでしょうか。

数値の基本を知る、数値に強いビジネスパーソンを育成する

エクセルは「シート(sheet)」へ紙に書くように数値表が作れ、その上でさまざま計算ができます。構成比や前年比など、自分が管理すべき数値を集計分析してみると、そこから見えてくるものもあります。発見があるかもしれませんし、何もなくてもビジネスデータの数値分析の基本的なスキルが身につきます。

例えば、仕事に関係のない小遣いの使い方や、ゲームの勝率などをマメにエクセル上に記録し、いろいろな角度で集計・分析してみることです。記憶や感覚で思っていたことが実際と異なる場合があることがわかることがあります。これを応用し、営業の仕事ならばエリアと訪問件数と成約率、その単価を分析してみると、成果の出やすい営業スタイルが見えてくるかもしれません。データを使えるビジネスマンが強い理由です。

CSVについて

さて、基本的なエクセルの技を学んだら、エクセルで整理した数値をほかのシステムへ読み込み、別の用途に数値を加工してみることです。その逆に、売上データをホストコンピュータから自分のエクセルに読み込み、売上分析などをしてみる方法もあります。

その時に使うのが「CSV形式」というデータフォーマットです。エクセルへの読み込みや、エクセルからほかのシステムでも読めるように出力するときに使います。

エクセルとほかのシステムとの連係

エクセルのCSV入出力機能が理解できると、ほかのソフトウェアのデータの交換にとどまらず、公開されている政府や業界団体の統計データの読み込みも可能になります。営業先の業界の統計データを経済産業省のデータベースからCSV形式で読み込み、分析した結果を提案書に使うことなどができます。

利便性を共有するには

エクセルを全社員がある程度使えこなせるようになれば、社員たちは数値に強くなるでしょう。エクセルのCSV出力機能でさらに高度なシステムとの連係を図るなどの発展も考えてみたいテーマです。

そして会計、データベース、統計分析などは専門のソフトウェアを使ったほうが、安定して誰でもがその機能を充分に使える安心感が得られます。やはりソフトウェアは使い分けが大切ということではないでしょうか。エクセルはそのデータを使って報告書を作成したり、データを読み込ませたりするのにも使えるフロントエンドの計算ツールといえそうです。

 

参考:

Excelの本気!作業効率をアップする衝撃のアドインとツールまとめ|リクナビNEXTジャーナル

分析ツールを使用して統計学的および工学的分析を行う|マイクロソフト

【経営に役立つ】エクセルで売上分析(ABC分析)をする|理・会計事務所向けエクセルスピードアップ講座